Que es un programa de trabajo
Un programa de trabajo está compuesto por múltiples proyectos vinculados y actividades más pequeñas que se entregan hacia un objetivo o visión comercial compartida, el objetivo es exclusivo de la empresa o cliente.
¿Cuál es la diferencia entre proyecto y programa?
Los proyectos son específicos en el tiempo y las entregas de un Programa entregan una visión o un objetivo comercial complejo predefinido dentro de un período más largo o hasta que se cumpla el objetivo. Administrar un programa significa administrar los cambios a lo largo de la duración del programa y afectar el proyecto dentro del programa para lograrlo.
Cómo configurar un programa de trabajo
Hay algunos pasos que debe seguir antes de ejecutar el programa.
- Identificar el objetivo comercial que deben entregarse desde el programa. Esto podría ser un producto nuevo, un retorno de la inversión o simplemente mejorar la eficiencia dentro de la empresa en términos de recursos y comunicación.
- Identificar los proyectos que van a formar parte del programa en función del objetivo empresarial definido.
- Configurar los procesos del proyecto / programa y forma de trabajar. Esto implica buscar herramientas y procesos que se puedan utilizar para ayudar a administrar el proyecto y todo el programa. Como cada programa tiene desafíos únicos, las herramientas y los procesos deben personalizarse para el programa.
Directriz para establecer un programa de trabajo
Para configurar y administrar un programa, debe tener una vista general del programa con suficientes detalles para poder tomar decisiones y cambios basados en él. Los pasos esenciales para configurar el programa son los siguientes:
- Una hoja de ruta del programa con la visión del programa en el futuro.
- Un proceso claro en su lugar para permitir que el equipo involucrado en el programa / proyectos trabaje de manera consistente utilizando los principios de MSP.
- Gobernanza para poder gestionar un programa de forma eficaz, es necesario contar con una gobernanza. Esto definirá roles / responsabilidades y procesos para el programa. tener una visión de alto nivel del estado del programa y tomar decisiones junto con las partes interesadas. Herramientas de informes del programa,
La visión (hoja de ruta)
Una hoja de ruta es una vista planificada de alto nivel de las actividades / proyectos necesarios para lograr el objetivo o la visión del programa. Esta vista de nivel superior se toma en el momento en que la crea, sin los detalles completos de los proyectos o la actividad. Una vez que se establezca la hoja de ruta, se revisará y perfeccionará periódicamente para lograr los objetivos del programa. Puede crear una hoja de ruta con diferentes herramientas / plantillas siempre que esté acordado y sea claro para las partes interesadas. En principio, una hoja de ruta es similar a un diagrama de Gantt de proyecto sin los detalles.
El proceso
Una vez que comprenda los objetivos de su programa, debe configurar el proceso y las formas de trabajo que le ayudarán a alcanzarlos. Esto también es algo muy específico para las empresas y los clientes y debe planificarse cuidadosamente. Puede ser una transformación completa de las formas de trabajar o simplemente un ajuste y pequeñas adiciones a lo que ya existe para integrar el programa dentro del proceso actual. En ambos casos, los principios de lo que debe cubrir su proceso son los mismos, y están bien definidos en el Gestión de programas exitosos (MSP®) marco 7 principios:
- Permanecer alineado con el objetivo comercial. Planificar y perfeccionar la hoja de ruta para lograr los objetivos del programa y alinearse con el cambio de estrategia.
- Principales cambios al programa para alcanzar las metas. El líder del programa debe gestionar con éxito los cambios en el programa, desde la resolución de problemas hasta el cambio de personal del equipo.
- Visualizar y comunicar un futuro mejor. Comparta la visión, comparta la visión del programa con el equipo y comunique cualquier cambio de manera eficaz.
- Céntrese en ofrecer los beneficios del programa y gestionar cualquier amenaza para entregarlos.
- Añadiendo valor a la organización, el programa siempre debe agregar valor a la organización para tener éxito.
- Diseñar y entregar una capacidad coherente que estén sincronizados con los objetivos del programa y que se puedan entregar. Un programa debe optimizar las operaciones e identificar las dependencias entre proyectos.
- Aprendiendo de la experiencia, que nos dice que no repitamos los errores que podrían afectar el éxito del programa. Debemos evaluar y aprender del equipo y mejorar / ajustar el programa en consecuencia.
La gobernanza
Para administrar un programa con éxito, necesita tener control y visibilidad del mismo, la gobernanza es lo que le brinda las herramientas para implementar y administrar con éxito el programa dentro de su organización.
En primer lugar, debe identificar el equipo y los recursos necesarios para ejecutar el programa. Una vez acordado y definido, cada miembro del equipo debe tener una definición clara de R&R para evitar confusiones y tener consistencia en los roles.
Una vez que haya identificado los roles de sus equipos, debe delinear un proceso claro y coherente y formas de trabajo y comunicación entre los equipos.
Ahora necesita un sistema de informes que le permita controlar y administrar el programa. Por lo general, necesitará diferentes informes para diferentes partes interesadas, las partes interesadas operativas necesitarán un informe detallado, mientras que las partes interesadas principales necesitarán un enfoque de nivel superior. Debe asegurarse de tener el equilibrio adecuado de informes y estandarizar los informes para cada nivel de partes interesadas para tener eficiencia.
El número de informes en un programa dependiendo de la complejidad puede comenzar con 3 niveles / tipos de informes para ayudar a administrar los proyectos / programa:
- Proyecto / programa de informe financiero
- Informe de estado: proyecto / programa
- Refinamiento de la visión de la hoja de ruta
1. Informe financiero
Es importante que controle la salud financiera de su proyecto / programa. Deberá tener un informe de quemado con proyecciones de quemado para el proyecto y el programa. Esto le da un valor al proyecto / programa frente al entregable y ayuda a tomar decisiones sobre lo que es financieramente viable o no. Este informe suele ser un informe semanal interno y se basa en proyectos y luego se agrega a un informe basado en programas. debe contener:
- Quema hasta la semana actual
- Proyección de quemadura hasta el final del proyecto / programa
2. Informe de estado
Un informe de estado del proyecto / programa suele ser un informe semanal que contendrá el estado del proyecto / programa. Ayuda a derivar decisiones, lo que permite que el director del programa y las partes interesadas tomen decisiones informadas. La información principal que debe contener es:
- Artículo entregado durante el período (semana)
- Entrega planificada para el próximo período (semana)
- Quemar al día y proyección hasta el final del proyecto / programa
- Cualquier escalada o demora que requiera la atención de las partes interesadas
- Registro de riesgos y mitigación del proyecto / programa
- registro de decisiones
3. Refinamiento de la visión de la hoja de ruta
Periódicamente, el director / gerente del programa y las partes interesadas revisarán la hoja de ruta y la visión originales y la perfeccionarán o cambiarán de acuerdo con los cambios en la estrategia de la organización u otros factores que afecten la visión original. Los cambios en la hoja de ruta pueden afectar a los equipos de proyectos y las actividades del programa. Estos cambios se acuerdan a nivel de los principales interesados y de la dirección del programa. Serán implementados por el gerente / director del programa.
Herramientas disponibles
Para administrar programas, hay una variedad de herramientas disponibles en línea o como programas de escritorio. Menciono algunas de las herramientas disponibles a continuación, pero cualquiera puede crear su propia plantilla con un simple Excel si no puede acceder a ellas.
- Informe financiero (informe de quema)
- Informe de estado
- Mapa vial
Conclusión
Debe evaluar el beneficio de ejecutar un programa en lugar de proyectos independientes. Dependerá de múltiples factores: costo, recursos, necesidades del cliente, visión. Una vez que se toma la decisión, es muy importante que las partes interesadas estén de acuerdo con la visión y la nueva forma de trabajar. Comparte con el equipo la visión y hazlos parte de ella. Este artículo no habla de ninguna metodología particular necesaria para la gestión de un programa, ya que es agnóstica y depende de la elección de la organización de la metodología de gestión de proyectos. Los beneficios de ejecutar un programa son múltiples:
- Recursos fáciles de compartir
El intercambio de recursos entre proyectos se gestiona y prioriza en función de una visión / programa común - Ayuda a gestionar mejor los conflictos
Los conflictos y choques entre proyectos se identifican y gestionan antes. - Vista de nivel superior
Brinda a las partes interesadas una visión integral del proyecto y ayuda a priorizar proyectos en función de una visión acordada del programa. - Consistencia
Tener un proceso consistente ayuda a estandarizar la forma de trabajar de todos los proyectos. - Ahorro de costes
Tener una visión y control generales de todos los proyectos ayuda a evitar la duplicación de trabajo y la eficiencia.
Soy un solucionador de problemas, un comunicador y un emprendedor digital. Tengo más de 20 años de experiencia en digital y publicidad, pasé por toda la revolución / evolución digital, comencé mi carrera como desarrollador y terminé en el lado oscuro como gerente.
